Bulut santral olarak da bilinen sanal santral kişisel ya da iş amaçlı olarak iletişim ihtiyaçlarının çözülmesi amacına yönelik olarak sunulan bir hizmetler bütünü şeklinde tanımlanabilir. Sanal santral normal bir santralin yapabileceklerine ilaveten çok daha yeni ve gelişmiş teknolojik özelliklere sahip bir sistem sunar. Sanal santral sayesinde ses kaydı, mesai saatlerinin ayarlanması, sesli mesaj, online fax, DID kullanımı, TTS Entegrasyonu, Katmanlı IVR topolojisi gibi gelişmiş tüm Santral özelliklerinden yararlanmak mümkün. Sanal Santral hizmeti ile gelişmiş özelliklere sahip iletişim altyapısı kullanmanın yanı sıra iletişim maliyetlerinizde %80’e varan tasarruf etmenizi sağlar. Sanal Santral sayesinde Analog yapıda olan iç ve dış hatlarınız dijitalleştirerek mevcut internet altyapınız üzerinden çalışmasını sağlamış olursunuz. Böylece Sanal Santral altyapısı ile bakır telefon kablo kirliliğinden kurtulmuş, sabit hatlarınızın sabit hat ücretlerini ortadan kaldırmış ve ayrıca telefon faturalarınızı yarı yarıya azaltmış olursunuz.
Sanal santral eski tip fiziksel telefon santrallerinin yerini almış olan, bulut teknolojisiyle internet üzerinden çalışan, santral özelliklerinin tümünün hatta çok daha fazlasının kullanılabildiği yeni nesil bir telefon santrali olma özelliğine sahiptir. İnternet üzerinden çalışan bulut santral sistemlerinin ilk yatırım maliyeti, kurulum, bakım işlemleri için aylık yada yıllık bakım maliyet oluşmaz. Tüm bakım ve kurulum işlemleri teknik ekibimiz tarafından uzaktan ve ücretsiz olarak yapılır.
Sanal santral müşterinin çalışma şekline özel olarak hazırlanan senaryoya göre çalışmakta olup bu senaryo birçok farklı şekilde uygulanabilmektedir. Bu aslında sanal santralin en büyük özelliklerinden biri olup ihtiyaca göre şekillenebilecek bir esnekliğe sahip olması nedeniyle son derece avantajlı olarak kabul edilir.
Sanal Santralinize gelen çağrıların, sesli karşılama sistemi olan IVR ile karşılanıp, tuşlama yöntemi ile istediğiniz kullanıcıya veya birime yönlendirmesi sağlanmaktadır. Geleneksel santrallerin akisine IVR topolojisini dilerseniz katmanlı menü olarak da ayarlayabilirsiniz. Bu sayede birden çok birime veya şubeye kendine özel IVR tanımı yaparak birden fazla karşılama anonsları, her tuşlama altına yeni IVR senaryoları oluşturabilirsiniz,
“ Merhaba, kalite standartları gereği görüşmemiz kayıt altına alınmaktadır. dahili numarayı biliyorsanız tuşlayınız, bilmiyorsanız Satış için 1’i, Muhasebe için 2’yi, Teknik Destek için 3’ü tuşlayınız. Operat.re bağlanmak için lütfen bekleyin.”
Bu aşamanın ardından;
Eğer telefon eden müşteri ya da potansiyel müşteri 1’i tuşlarsa çağrı satış kuyruğuna yönlendirilecektir. İstenildiği takdirde kuyruk içerisine cep telefonu ya da sabit hat eklenebilmektedir. Kuyruğun bir diğer önemli noktası sıralama mantığı olup kuyrukta sırayla en az cevaplayana göre ya da rastgele gibi farklı modeller seçilmesi söz konusu olabilir. Eğer gelen bir arama kuyrukta kalıp cevaplanmadıysa arama bilgisinin tanımlanmış yetkili kişilere SMS uyarısı olarak gönderilmesi söz konusu olabilir.
Telefon eden müşteri ya da potansiyel müşteri 2’yi tuşlarsa muhasebe dahilisine yönlendirilmektedir.
Telefon eden müşteri ya da potansiyel müşteri 3’ü tuşladığı takdirde aramanın GSM numarasına yönlendirileceği şekilde tanımlanması mümkün olabilmektedir.
Tüm kuyruk dahililerine, direkt dahililere ya da GSM numaralarına ulaşılamadığı takdirde arayanın ses kaydının maile gönderilmesi ya da arabanın bilgisinin SMS ile dahili sahibine gönderilmesi söz konusu olabilmektedir.
İstenildiği takdirde dış hatlardan gelen aramalar IVR senaryosuna uğramadan belirli dahili numaralara ya da kuyruğa yönlendirilebilmektedir.
İstenildiği takdirde dahili numaraların dış aramaları kendilerine tanımlanmış olan farklı dış hat numaraları üzerinden yapılabilmektedir.
Sanal santral günümüz teknolojisini orta ölçekli firmalardan KOBİ’lere kadar ulaştıran bir sistem olma özelliğine sahiptir.
Sanal santralin en büyük avantajlarından biri herhangi bir santral yatırımına ihtiyaç duyulmamasıdır. Tüm IP santral özelliklerinin kullanılabilmesinin yanı sıra kurulum, güncelleme, teknik destek veya sonrasında sistem yenileme gibi karşı karşıya kalınabilecek olan tüm donanım ve yazılım masraflarından kurtulma imkanı verir.
Çalışma alanının bir ofisle sınırlandırılması durumunu ortadan kaldırır. Dahili numaralar farklı binalarda, şehirlerde, ülkelerde olabilmesinin yanı sıra dahili hat olarak cep telefonunun eklenmesi dahi mümkün olabilir.
Firmaların büyük kısmı maliyetlerin minimize edilmesi açısından sekreter bulundurmamakta olup telefonların iş hakkında yeterli bilgiye sahip olmayan kişiler tarafından açılması gibi istenilmeyen durumlarla karşı karşıya kalınması söz konusu olabilir. Ofiste kimsenin bulunmadığı durumlarda ise müşteri ya da potansiyel müşteri aramaları karşılanamayabilir. Bu ne yazık ki firmalar açısından prestij ya da iş kaybına sebep olan en önemli etkenler arasında yer alır. Bu tür durumlarda sanal santral, sanal sekreter görevini üstlenmekte ve bu hizmet sayesinde gelen tüm aramaları karşılayarak işletmenin kurumsal kimliğinin korunmasına katkıda bulunmaktadır. Aramayı cep telefonuna dahili numara gibi bağlayabilir. Arama bağlanamadığı takdirde arayanın ses kaydını alıp maile iletebilir. Bu durumda *123 tuşlanıp bırakılan mesajın ücretsiz bir şekilde dinlenilebilir. Bu hizmetler sayesinde hem firmanın kurumsal imajı korunmuş hem de müşterilerin ve potansiyel müşterilerin sorunsuz bir şekilde firmaya ulaşması sağlanmış olur.
Sanal santral aynı zamanda firmaları sabit hat giderlerinden kurtarır. Eski tip sabit hatların aynı anda karşılıklı tek bir arama kapasitesi vardır. Bu nedenle firmalar, telefonları meşgul olmasın diye onlarca hat alır ve PBX denilen yapıları oluşturur ve çok sayıda hattın sabit giderlerini öderler. Sanal santralde bu durum ortadan kalkar. Bir hat sayısal hatta çevrilince sabit gider ortadan kalkmakta olup bir telefon hattından aynı anda onlarca arama yapılabilmesi mümkün olmaktadır.
Bu sisteme dahil olan firmaların kendi aralarında ücretsiz bir şekilde görüşme imkanı da bulunmaktadır. Bu da telefon faturalarında kayda değer bir tasarruf anlamına gelebilmektedir.
Kobikom'u Tercih Eden Mutlu Müşteriler :)
